Ejemplo ficticio · Qué puede mejorar Despacho Sierra Alta Abogados

Resumen en cifras

≈ 69.9

horas al mes que se pueden liberar

suma de las victorias rápidas y las apuestas

≈ $13,733

pesos al mes

con el costo por hora que declaró el despacho

oportunidades

2 apuestas de más esfuerzo

victorias rápidas

mucho efecto con poco esfuerzo

controles de seguridad en rojo

de 18 revisados; 6 sin dato

Las horas salen de los tiempos y las frecuencias que declaró el equipo en la fase 1 (punto medio de cada rango); el porcentaje de ahorro es una estimación del consultor y se confirma al medir. Los pesos usan el costo por hora que declaró el despacho para cada rol.

Lo más urgente es dejar de pegar datos de clientes en ChatGPT gratuito, pasar el correo y el Drive con expedientes a cuentas del despacho con verificación en dos pasos y dejar de compartir contraseñas; los respaldos, según una de las respuestas, no existen, y del cifrado de laptops, celulares y e.firma no hay datos todavía: se confirma en la junta. Con datos de menores y procesos penales, todo esto pesa más.

Fase 2

Oportunidades de IA y tecnología

Cada punto es una oportunidad, colocada según cuánto efecto tendría (impacto) y cuánto cuesta hacerla (esfuerzo). Arriba a la izquierda están las victorias rápidas. Toca un punto para ir a su detalle.

Victorias rápidasApuestasRellenoPor ahora no

O1Revisión diaria automática del portal del Poder Judicial de Sonora≈ 12.4 h
O2Bot de WhatsApp para las preguntas administrativas y la agenda de la primera consulta≈ 5.3 h
O3Respuestas tipo para las dudas legales que se repiten y regla de «el caso se ve en consulta»≈ 5.6 h
O4Tabulador de honorarios por tipo de asunto≈ 2.3 h
O5Propuesta de honorarios y contrato desde plantillas con campos≈ 9.2 h
O6Una sola base de asuntos en lugar de varias versiones del Excel≈ 0.8 h
O7Un solo calendario de términos con doble verificación y aviso con acuse al abogado≈ 1.7 h
O8Biblioteca común de machotes revisados por materia≈ 3.8 h
O9Facturación con un sistema de CFDI en lugar del portal del SAT≈ 7.7 h
O10Saber quién pagó sin revisar el banco a mano, y recordatorios de pago programados≈ 12.1 h
O11Primer borrador con IA de pruebas y alegatos, con cuenta empresarial y revisión del abogado≈ 9 h
O12Política de cobranza escrita para que el socio deje de ser el cobradormenos de 1 h
O13Lista única de prospectos con su origen, en lugar de la libretamenos de 1 h
O14Aviso de audiencia al cliente desde el calendario del despacho≈ 0.8 h
O15Presentación de demandas sin fila en oficialía (descartada por ahora)≈ 0.9 h
O16Esperas y diferimientos de audiencias (descartada)≈ 3 h

9 oportunidades

Victorias rápidas

Mucho efecto con poco esfuerzo: por aquí se empieza.

Revisión diaria automática del portal del Poder Judicial de Sonora

Victoria rápidaProducto listoImpacto alto · esfuerzo bajoConfianza media

FUL-02 Revisión del boletín y control de términos · Paso 1

Qué pasa hoy

Cada día hábil el pasante entra al portal del Poder Judicial de Sonora y revisa el boletín expediente por expediente contra la lista del Excel (≈ 45 min al día).

Qué cambia

Impulso Expedientes revisa todos los días en el portal los expedientes del despacho y avisa de cada acuerdo nuevo: el pasante deja de buscar uno por uno y solo valida los avisos. Leer el acuerdo, calcular el término y avisar al abogado siguen siendo trabajo de personas (ver O7).

Cómo

Se sube la base única de asuntos (O6) con los expedientes activos en Sonora y se corre tres semanas en paralelo con la revisión manual; la manual se apaga solo cuando no hay diferencias.

Monitoreo de portales judiciales (Impulso Expedientes, para el Poder Judicial de Sonora) Alertas por correo o WhatsApp a cuentas del despacho

≈ 16.5 hal mes hoy

≈ 12.4 hal mes que se liberan (75 %)

≈ $990al mes, con el costo por hora declarado

Revisión humana

El pasante valida cada aviso contra el portal y el abogado responsable lee el acuerdo, calcula el término y lo agenda: el sistema avisa, no decide.

Riesgo y cómo se cuida

Solo cubre el Poder Judicial de Sonora: si el despacho lleva amparos u otros asuntos federales, esos siguen con revisión manual o con los avisos del portal federal [verificar qué notifica hoy]. Hay que confirmar qué juzgados y materias cubre hoy el producto, incluidos los tribunales laborales locales [verificar con el producto antes de usarlo con un cliente]. Si el portal cambia o se cae, ese día se revisa a mano. Subir la base de expedientes es entregar datos de asuntos a un proveedor (es un producto del consultor): requiere contrato de encargado firmado y la base cifrada en tránsito.

Por qué lo proponemos

«Se revisa expediente por expediente, a mano, contra la lista del Excel» (FUL-02, paso 1) · prioridad 5 de 5 (FUL-02) · «Revisar el boletín a mano todos los días y pasar los acuerdos al Excel» (la tarea que eliminaría) · «Que se nos pase un término» (dolores principales)

Solución lista: Impulso Expedientes

Bot de WhatsApp para las preguntas administrativas y la agenda de la primera consulta

Victoria rápidaProducto listoImpacto medio · esfuerzo bajoConfianza media

MKT-01 Atención de prospectos por WhatsApp · Pasos 1, 3 y 4

Qué pasa hoy

La asistente pregunta por WhatsApp el tipo de asunto y la urgencia, informa el costo de la primera consulta y la anota en Google Calendar (≈ 3.5 min cada paso, 60 prospectos al mes). Todo vive en un solo celular y los mensajes se pierden entre chats.

Qué cambia

Impulso Citas contesta en el WhatsApp del despacho lo administrativo (tipo de asunto, urgencia, costo de la consulta, horarios, ubicación, qué documentos traer), agenda la primera consulta, la confirma y la recuerda. Las dudas jurídicas no las contesta: las pasa al socio o a la consulta pagada.

Cómo

Respuestas administrativas aprobadas por el socio, agenda del despacho conectada y aviso de privacidad en el primer mensaje; las dos primeras semanas la asistente revisa a diario las conversaciones.

Bot con IA en WhatsApp (Impulso Citas) Agenda del despacho en la nube (Google Calendar con cuenta del despacho)

≈ 10.5 hal mes hoy

≈ 5.3 hal mes que se liberan (50 %)

≈ $420al mes, con el costo por hora declarado

Revisión humana

El bot pasa a una persona toda duda jurídica, urgencia, queja o mención de un asunto en curso; la asistente revisa las conversaciones a diario mientras se prueba.

Riesgo y cómo se cuida

Que parezca dar asesoría: el bot solo da información general del despacho y lo dice. Debe mostrar el aviso de privacidad. Es un producto del consultor que recibe datos de prospectos: requiere contrato de encargado. El tiempo del socio contestando dudas jurídicas no se cuenta aquí (va en O3).

Por qué lo proponemos

«Todo está en un solo celular y los mensajes se pierden entre chats» (WhatsApp Business, inventario de herramientas) · 60 prospectos al mes (MKT-01) · prioridad 4 de 5 (MKT-01) · «Contestar por WhatsApp las mismas preguntas todo el día» (dolores principales) · «Que me ayude a contestar los WhatsApp de prospectos» (lo que espera de la IA)

Solución lista: Impulso Citas

Respuestas tipo para las dudas legales que se repiten y regla de «el caso se ve en consulta»

Victoria rápidaOrdenarImpacto alto · esfuerzo bajoConfianza media

MKT-01 Atención de prospectos por WhatsApp · Paso 2

Qué pasa hoy

El socio contesta por WhatsApp las dudas legales de cada prospecto (≈ 22.5 min cada vez, 60 veces al mes), muchas veces de gente que nunca contrata.

Qué cambia

El socio escribe una sola vez las respuestas a las dudas generales que más se repiten en cada materia y se acuerda una regla: lo que depende del caso concreto se ve en la primera consulta pagada. Deja de redactar cada respuesta desde cero.

Cómo

Documento del despacho con las respuestas aprobadas, cargadas como respuestas rápidas de WhatsApp Business; se revisan cada trimestre.

Respuestas rápidas de WhatsApp Business (ya lo usan) Documento compartido del despacho con las respuestas aprobadas

≈ 22.5 hal mes hoy

≈ 5.6 hal mes que se liberan (25 %)

≈ $4,500al mes, con el costo por hora declarado

Revisión humana

El socio redacta y aprueba cada respuesta tipo; nada sobre un caso concreto se contesta por WhatsApp sin el abogado.

Riesgo y cómo se cuida

Que una respuesta general se lea como asesoría de un caso: cada una lo aclara y remite a la consulta. Si la regla no se respeta, se vuelve a contestar caso por caso.

Por qué lo proponemos

«Contesto por WhatsApp las mismas preguntas todo el día, muchas veces de gente que nunca contrata» (MKT-01, paso 2) · «que todo dependa de mí» (dolores principales) · prioridad 4 de 5 (MKT-01)

Tabulador de honorarios por tipo de asunto

Victoria rápidaOrdenarImpacto alto · esfuerzo bajoConfianza alta

VEN-01 Primera consulta y propuesta de honorarios · Paso 3

Qué pasa hoy

El socio estima de memoria las etapas, horas y gastos de cada asunto (≈ 22.5 min cada vez, 20 veces al mes).

Qué cambia

Un tabulador interno con etapas, horas y gastos típicos por tipo de asunto (arrendamiento, sucesión, divorcio, pensión, laboral…) para que dos casos parecidos salgan igual y la estimación no dependa de la memoria del socio.

Cómo

Tabulador en hoja de cálculo que arma y revisa el socio; se usa en cada propuesta y se actualiza cada semestre.

Tabulador en hoja de cálculo (Excel, ya tienen licencia)

≈ 7.5 hal mes hoy

≈ 2.3 hal mes que se liberan (30 %)

≈ $1,800al mes, con el costo por hora declarado

Revisión humana

El socio arma el tabulador y decide el precio final de cada propuesta.

Riesgo y cómo se cuida

Tabulador desactualizado; sin seguimiento se vuelve a calcular de memoria.

Por qué lo proponemos

«Lo calculo de memoria; dos asuntos parecidos pueden salir con precios distintos» (VEN-01, paso 3) · prioridad 5 de 5 (VEN-01) · impacto en ingresos y en el tiempo del dueño (VEN-01)

Propuesta de honorarios y contrato desde plantillas con campos

Victoria rápidaAutomatizarImpacto alto · esfuerzo bajoConfianza media

VEN-01 Primera consulta y propuesta de honorarios VEN-02 Firma del contrato y anticipo · VEN-01 paso 4, VEN-02 paso 1

Qué pasa hoy

La asistente redacta en Word cada propuesta de honorarios (≈ 45 min, 20 al mes) y cada contrato de prestación de servicios (≈ 22.5 min, 9 al mes).

Qué cambia

Una plantilla de propuesta y otra de contrato, con campos (cliente, tipo de asunto, etapas y montos del tabulador) que se llenan en minutos; la asistente solo ajusta lo particular del caso.

Cómo

Plantillas de Word con campos o combinación de correspondencia alimentada por el tabulador (O4); el despacho ya paga Word.

Plantillas con campos en Word (ya tienen licencia) Tabulador en hoja de cálculo (O4)

≈ 18.4 hal mes hoy

≈ 9.2 hal mes que se liberan (50 %)

≈ $735al mes, con el costo por hora declarado

Revisión humana

El socio revisa y firma cada propuesta, como hoy, y el abogado revisa cada contrato antes de enviarlo.

Riesgo y cómo se cuida

Tabulador desactualizado o una propuesta enviada sin revisión; datos de otro cliente que se quedan si se trabaja desde una propuesta anterior en lugar de la plantilla.

Por qué lo proponemos

Paso «Redactar la propuesta de honorarios»: 45 min × 20 veces al mes ≈ 15 h al mes (VEN-01, tiempos del cuestionario) · «dos asuntos parecidos pueden salir con precios distintos» (VEN-01, paso 3) · prioridad 5 de 5 (VEN-01)

Una sola base de asuntos en lugar de varias versiones del Excel

Victoria rápidaOrdenarImpacto alto · esfuerzo bajoConfianza alta

FUL-01 Elaboración y presentación de la demanda FUL-02 Revisión del boletín y control de términos · FUL-01 paso 8, FUL-02 paso 3

Qué pasa hoy

El pasante registra cada demanda (≈ 3.5 min) y copia cada acuerdo (≈ 10 min al día) al Excel de asuntos; el Excel lo actualiza cada quien cuando puede y hay varias versiones.

Qué cambia

Un solo archivo de asuntos del despacho, en la nube con cuenta del despacho, con columnas fijas acordadas (materia, juzgado, abogado responsable, último acuerdo, próximo término) y acceso por rol. Es la base que usan el monitoreo del portal (O1) y el calendario de términos (O7).

Cómo

Unir las versiones actuales en un Excel en OneDrive o una hoja de Google con la cuenta del despacho, con una persona responsable de mantenerla y sin datos de las partes más allá de lo necesario.

Base de asuntos compartida (Excel en OneDrive o Google Sheets, con cuenta del despacho)

≈ 4 hal mes hoy

≈ 0.8 hal mes que se liberan (20 %)

≈ $64al mes, con el costo por hora declarado

Revisión humana

El abogado responsable de cada asunto revisa una vez al mes que su información esté al día.

Riesgo y cómo se cuida

Si no hay una persona responsable, vuelven las versiones paralelas. La base reúne información de todos los asuntos: acceso solo por rol, en cuenta del despacho y con verificación en dos pasos. El ahorro en horas es poco: el valor está en que todos trabajen con el mismo dato.

Por qué lo proponemos

«Cada quien lo actualiza cuando puede y hay varias versiones» (Excel, inventario de herramientas; satisfacción 2 de 5) · copia a mano del acuerdo al Excel con errores «a veces» que pueden costar dinero (FUL-02, paso 3) · copia a mano al registrar la demanda (FUL-01, paso 8)

Un solo calendario de términos con doble verificación y aviso con acuse al abogado

Victoria rápidaOrdenarImpacto alto · esfuerzo bajoConfianza bajaPor confirmar

FUL-02 Revisión del boletín y control de términos · Pasos 4 y 5

Qué pasa hoy

El pasante «gestiona los términos» en el Excel y en Google Calendar (≈ 22.5 min al día; el despacho no detalló qué incluye ese paso) y avisa al abogado por WhatsApp (≈ 1 min), sin confirmación de que lo leyó.

Qué cambia

Un calendario de términos del despacho, no el de cada persona. Regla de doble verificación: el pasante propone el vencimiento y el abogado responsable lo confirma. El aviso va como evento o tarea asignada que el abogado acepta; si no la acepta ese mismo día, se avisa al socio.

Cómo

Calendario compartido en la cuenta del despacho, con recordatorios escalonados antes del vencimiento, y una regla escrita de una página.

Calendario compartido del despacho (Google Calendar de Google Workspace u Outlook de Microsoft 365) Tareas con responsable y confirmación (Google Tasks, Microsoft Planner)

≈ 8.6 hal mes hoy

≈ 1.7 hal mes que se liberan (20 %)

≈ $138al mes, con el costo por hora declarado

Revisión humana

El abogado responsable calcula o confirma cada término y acepta el aviso; el cálculo final nunca lo hace la herramienta.

Riesgo y cómo se cuida

Confiar en una fecha sin revisar días inhábiles y suspensiones; dos calendarios que digan cosas distintas mientras se migra. El ahorro en horas es poco: el valor está en no perder un término.

Por qué lo proponemos

«Si el abogado está en audiencia no ve el WhatsApp, y nadie confirma que lo leyó» (FUL-02, paso 5) · «Que se nos pase un término» (dolores principales) · prioridad 5 de 5 (FUL-02)

Biblioteca común de machotes revisados por materia

Victoria rápidaOrdenarImpacto medio · esfuerzo bajoConfianza alta

FUL-01 Elaboración y presentación de la demanda · Paso 2

Qué pasa hoy

El abogado asociado redacta cada demanda en Word (≈ 150 min, 6 al mes) a partir de sus propios machotes, guardados en su computadora.

Qué cambia

Una sola biblioteca de machotes en blanco, revisados por el socio, por materia (civil, familiar, laboral) y tipo de escrito, en la carpeta del despacho. Se redacta siempre desde el machote vigente, nunca desde el escrito de otro asunto.

Cómo

Juntar los machotes de los dos asociados, quitarles cualquier dato de clientes, elegir la mejor versión de cada uno y guardarlos con control de versiones.

Carpeta compartida con versiones (OneDrive o SharePoint de Microsoft 365, Google Drive de Workspace) Plantillas de Word (ya tienen licencia)

≈ 15 hal mes hoy

≈ 3.8 hal mes que se liberan (25 %)

≈ $1,031al mes, con el costo por hora declarado

Revisión humana

El socio aprueba cada machote antes de que entre a la biblioteca; cada demanda la sigue revisando y firmando el abogado.

Riesgo y cómo se cuida

Machotes con datos de otro cliente (secreto profesional): se limpian antes de subirlos. Si nadie la mantiene, cada quien vuelve a sus versiones.

Por qué lo proponemos

«Cada abogado tiene sus machotes en su computadora; no hay uno común» (FUL-01, paso 2) · prioridad 4 de 5 (FUL-01)

Facturación con un sistema de CFDI en lugar del portal del SAT

Victoria rápidaAutomatizarImpacto medio · esfuerzo bajoConfianza media

ADM-01 Facturación de honorarios VEN-02 Firma del contrato y anticipo · ADM-01 paso 2, ADM-01 paso 3, ADM-01 paso 4, ADM-01 paso 5, VEN-02 paso 4

Qué pasa hoy

La asistente verifica los datos fiscales en el Excel, emite cada CFDI en el portal del SAT, lo manda por Gmail y lo copia al Excel de cobranza (≈ 27 min por factura, 25 al mes), y emite aparte la factura del anticipo (≈ 10 min, 9 al mes).

Qué cambia

Un sistema de facturación guarda el catálogo de clientes con sus datos fiscales, emite el CFDI, lo envía solo por correo y deja registrada la cuenta por cobrar; las igualas se facturan solas cada mes. La copia al Excel de cobranza desaparece.

Cómo

Sistema de facturación CFDI con el Certificado de Sello Digital (CSD) del despacho, no con la e.firma; alta del catálogo de clientes una sola vez; dos semanas en paralelo con el método actual, fuera del cierre de mes.

Facturación electrónica CFDI (Facturama, CONTPAQi)

≈ 12.8 hal mes hoy

≈ 7.7 hal mes que se liberan (60 %)

≈ $612al mes, con el costo por hora declarado

Revisión humana

La asistente revisa los datos fiscales de cada cliente nuevo antes de timbrar; las cancelaciones, siempre con una segunda revisión.

Riesgo y cómo se cuida

Retenciones cuando el cliente es persona moral y complemento de pago en anticipos o pagos en parcialidades [verificar con el contador del despacho según su régimen]. Nunca entregar la e.firma al proveedor de facturación. Está por confirmar cuándo se factura hoy el anticipo (fase 1).

Por qué lo proponemos

Copia a mano de la factura al Excel de cobranza con errores «a veces» (ADM-01, paso 5) · si la asistente falta, la facturación se detiene (ADM-01) · 25 facturas al mes en el portal del SAT (ADM-01)

2 oportunidades

Apuestas

Mucho efecto, pero piden semanas o meses: se planean con calma.

O10

Saber quién pagó sin revisar el banco a mano, y recordatorios de pago programados

ApuestaAutomatizarImpacto alto · esfuerzo medioConfianza baja

ADM-01 Facturación de honorarios ADM-02 Cobranza de honorarios VEN-02 Firma del contrato y anticipo · ADM-01 paso 1, ADM-02 paso 1, ADM-02 paso 2, VEN-02 paso 5

Qué pasa hoy

La asistente revisa en la banca en línea y en el Excel qué anticipos e igualas se pagaron (≈ 45 min cada vez; la fase 1 lo cuenta 25 veces al mes), revisa el banco y el Excel de cobranza cada lunes (≈ 45 min), confirma cada anticipo (≈ 10 min) y manda los recordatorios de pago por WhatsApp (≈ 10 min).

Qué cambia

Cada cliente paga con una referencia propia o con liga de pago, y el sistema contable o de facturación cruza los depósitos con lo pendiente. Los recordatorios salen solos, con texto aprobado, antes de vencer, al vencer y una semana después, según la política de cobranza (O12).

Cómo

Referencia de pago por cliente y conciliación en el sistema contable o de facturación; recordatorios programados desde ese sistema o con plantillas de WhatsApp Business; un mes en paralelo con la revisión manual.

Conciliación bancaria en el sistema contable o de facturación (CONTPAQi, Alegra) Liga de pago con aviso (Mercado Pago, Clip) Recordatorios con plantilla por correo o WhatsApp Business

≈ 24.2 hal mes hoy

≈ 12.1 hal mes que se liberan (50 %)

≈ $968al mes, con el costo por hora declarado

Revisión humana

La asistente revisa cada semana lo que el sistema no pudo cruzar; los recordatorios usan textos aprobados por el socio y sin datos del asunto; los clientes con el juicio a medias los decide el socio.

Riesgo y cómo se cuida

Correos o WhatsApp falsos que piden cambiar la CLABE: cualquier cambio de cuenta se confirma por llamada a un número conocido. Las horas de hoy dependen de una frecuencia por confirmar (la revisión de anticipos, ¿por factura o una vez al mes?).

Por qué lo proponemos

«Me entero de los anticipos por WhatsApp o cuando veo el depósito en el banco» (ADM-01, paso 1) · «Perseguir a los clientes para que paguen» (dolores principales) · prioridad 5 de 5 (ADM-02)

O11

Primer borrador con IA de pruebas y alegatos, con cuenta empresarial y revisión del abogado

ApuestaIA con revisiónImpacto medio · esfuerzo medioConfianza media

FUL-03 Audiencias · Paso 3

Qué pasa hoy

El abogado asociado prepara en Word las pruebas y los alegatos de cada audiencia (≈ 150 min, 12 al mes).

Qué cambia

Con la cuenta de IA empresarial del despacho, el abogado parte de la biblioteca de machotes (O8) y pide a la IA un primer borrador de lo que se repite (estructura, relación de pruebas ya ofrecidas, resumen de hechos ya escritos); él decide, corrige y firma. Si el piloto funciona, se extiende a las demandas.

Cómo

IA generativa con cuenta empresarial que no entrene con los datos, con la norma de uso de IA (S14) ya en marcha; piloto con un abogado y una materia.

IA generativa con cuenta empresarial (Microsoft 365 Copilot, ChatGPT o Claude de plan empresarial) [verificar términos vigentes de cada plan]

≈ 30 hal mes hoy

≈ 9 hal mes que se liberan (30 %)

≈ $2,475al mes, con el costo por hora declarado

Revisión humana

El abogado responsable revisa, corrige y firma todo, y verifica cada tesis o jurisprudencia citada en el Semanario Judicial de la Federación antes de usarla; nada se presenta sin él.

Riesgo y cómo se cuida

Tesis o artículos inventados; documentos de la contraparte con instrucciones escondidas; con datos de menores y de procesos penales en los expedientes, solo con la cuenta empresarial aprobada. El despacho marcó la privacidad y los errores como sus preocupaciones con la IA: por eso va al final y como piloto.

Por qué lo proponemos

Paso «Preparar pruebas y alegatos»: 150 min × 12 veces al mes ≈ 30 h al mes del abogado asociado, el paso de redacción más pesado del mapa (FUL-03, tiempos del cuestionario)

3 oportunidades

Relleno

Poco esfuerzo y poco efecto: si sobra tiempo.

O12

Política de cobranza escrita para que el socio deje de ser el cobrador

RellenoOrdenarImpacto bajo · esfuerzo bajoConfianza baja

ADM-02 Cobranza de honorarios · Paso 3

Qué pasa hoy

Cuando el recordatorio no basta, el socio llama al cliente (≈ 22.5 min, una vez a la semana) y le incomoda hacerlo con clientes que tienen el juicio a medias.

Qué cambia

Una política de una página: cuándo se cobra cada etapa, cuándo y cómo se recuerda, cuándo pasa al socio y qué se hace con el asunto si no paga. La asistente lleva los recordatorios y el socio entra solo en los casos que la política le reserva. El valor no está en horas (el paso del socio son ≈ 1.6 h al mes) sino en dejar de ser el cobrador y en el dinero que se recupera, que hoy no está medido.

Cómo

Política acordada con el socio y comunicada al cliente desde el contrato.

Política escrita de una página Cláusula de pagos en la plantilla del contrato (O5)

≈ 1.6 hal mes hoy

menos de 1 hal mes que se liberan (20 %)

≈ $258al mes, con el costo por hora declarado

Revisión humana

El socio decide los casos delicados (clientes con el juicio a medias) y si se sigue llevando el asunto.

Riesgo y cómo se cuida

Sin una cifra de cuánto se debe hoy no se puede medir el efecto; si la política no se aplica, la cobranza vuelve al socio.

Por qué lo proponemos

«Al final siempre le toca al licenciado cobrar, y le incomoda con clientes que tienen el juicio a medias» (ADM-02, paso 3) · «Perseguir a los clientes para que paguen» (dolores principales) · prioridad 5 de 5 (ADM-02)

O13

Lista única de prospectos con su origen, en lugar de la libreta

RellenoOrdenarImpacto bajo · esfuerzo bajoConfianza alta

MKT-02 Clientes que llegan recomendados · Paso 2

Qué pasa hoy

La asistente anota en una libreta quién recomendó a cada prospecto (≈ 1 min, 8 veces al mes) y a veces se pierde la hoja.

Qué cambia

Una lista compartida de prospectos con origen, fecha y estado, en la cuenta del despacho. No ahorra horas: sirve para saber de dónde llegan los clientes y a quién agradecer.

Cómo

Hoja compartida o formulario sencillo con los mismos datos que hoy se anotan; si se contrata el bot de WhatsApp (O2), los prospectos de WhatsApp caen en la misma lista.

Hoja compartida (Google Sheets o Excel en OneDrive, con cuenta del despacho)

menos de 1 hal mes hoy

menos de 1 hal mes que se liberan (30 %)

≈ $3al mes, con el costo por hora declarado

Riesgo y cómo se cuida

Lista con datos personales de prospectos: en cuenta del despacho, no en una personal.

Por qué lo proponemos

«No queda en ningún lado de dónde llegó cada cliente; a veces se pierde la hoja» (MKT-02, paso 2)

O14

Aviso de audiencia al cliente desde el calendario del despacho

RellenoAutomatizarImpacto bajo · esfuerzo bajoConfianza alta

FUL-03 Audiencias · Pasos 1 y 2

Qué pasa hoy

La asistente anota cada audiencia en Google Calendar y avisa al cliente por WhatsApp (≈ 3.5 min cada paso, 12 audiencias al mes).

Qué cambia

Al anotar la audiencia en el calendario del despacho sale un aviso y un recordatorio al cliente con un texto aprobado.

Cómo

Recordatorios del calendario compartido y plantillas de mensaje de WhatsApp Business.

Calendario compartido del despacho con recordatorios Plantillas de mensaje de WhatsApp Business

≈ 1.4 hal mes hoy

≈ 0.8 hal mes que se liberan (60 %)

≈ $67al mes, con el costo por hora declarado

Revisión humana

El abogado confirma fecha y hora contra el acuerdo antes de que salga el aviso al cliente.

Riesgo y cómo se cuida

Mandar el aviso a quien no es el cliente: se verifica el contacto antes de programarlo.

Por qué lo proponemos

Pasos «Anotar la audiencia en el calendario» y «Avisar al cliente de la audiencia»: 7 min × 12 veces al mes ≈ 1.4 h al mes (FUL-03, tiempos del cuestionario)

2 oportunidades

Por ahora no

Mucho esfuerzo para poco efecto: hoy no conviene.

O15

Presentación de demandas sin fila en oficialía (descartada por ahora)

Por ahora noOrdenarImpacto medio · esfuerzo altoConfianza bajaPor confirmar

FUL-01 Elaboración y presentación de la demanda · Paso 7

Qué pasa hoy

El mensajero presenta cada demanda en oficialía de partes (≈ 90 min, 6 al mes); hay días con más de una hora de fila.

Qué cambia

Se descarta por ahora: la fila depende del juzgado y solo se evitaría con un canal electrónico real de presentación. Si el Poder Judicial de Sonora admite la presentación electrónica en sus materias [verificar qué ofrece hoy y en cuáles], se reevalúa como cambio de canal, que dependería del resguardo de la firma electrónica (S10).

Cómo

Confirmar con el despacho si ya presentan algo por vía electrónica y en qué materias.

Servicios en línea del Poder Judicial de Sonora, donde existan [verificar]

≈ 9 hal mes hoy

≈ 0.9 hal mes que se liberan (10 %)

≈ $72al mes, con el costo por hora declarado

Revisión humana

La firma y la presentación de escritos siguen siendo del abogado.

Riesgo y cómo se cuida

Depende de lo que permita cada juzgado; el ahorro es incierto.

Por qué lo proponemos

«Hay días con más de una hora de fila en oficialía» (FUL-01, paso 7) · prioridad 4 de 5 (FUL-01)

O16

Esperas y diferimientos de audiencias (descartada)

Por ahora noOrdenarImpacto bajo · esfuerzo altoConfianza baja

FUL-03 Audiencias · Paso 5

Qué pasa hoy

El abogado asociado asiste a cada audiencia (≈ 150 min, 12 al mes); a veces espera dos o tres horas y luego se difiere.

Qué cambia

Se descarta: asistir a la audiencia es el núcleo del trabajo y la espera o el diferimiento dependen del juzgado, no del despacho. Solo cambiaría con audiencias en línea reales [verificar en qué materias las ofrece hoy el Poder Judicial de Sonora].

Cómo

Sin acción; se revisa si el tribunal ofrece audiencias en línea.

Servicios en línea del tribunal, donde existan [verificar]

≈ 30 hal mes hoy

≈ 3 hal mes que se liberan (10 %)

≈ $825al mes, con el costo por hora declarado

Riesgo y cómo se cuida

Depende por completo del juzgado.

Por qué lo proponemos

«A veces nos tienen esperando dos o tres horas y luego se difiere» (FUL-03, paso 5)

Fase 3

Seguridad

Lo que hay que proteger antes de conectar nada: el secreto profesional, los datos personales de clientes y contrapartes, los accesos y la e.firma. Rojo es un riesgo serio hoy; amarillo, algo hecho a medias; verde, bien resuelto; gris, lo que falta confirmar.

Lo más urgente es dejar de pegar datos de clientes en ChatGPT gratuito, pasar el correo y el Drive con expedientes a cuentas del despacho con verificación en dos pasos y dejar de compartir contraseñas; los respaldos, según una de las respuestas, no existen, y del cifrado de laptops, celulares y e.firma no hay datos todavía: se confirma en la junta. Con datos de menores y procesos penales, todo esto pesa más.

Cifrado4 sin dato Accesos y contraseñas3 en rojo · 1 en amarillo Respaldos1 en rojo Datos personales (LFPDPPP)1 sin dato Uso de IA3 en rojo Computadoras y celulares1 en amarillo e.firma y portales judiciales1 sin dato Personas y fraudes1 en rojo · 1 en amarillo Cuentas y proveedores1 en rojo

En foco · cifrado

Que lo que se pierda no se pueda leer

Un despacho guarda expedientes protegidos por secreto profesional en laptops, celulares, respaldos y correos. El cifrado hace que, si un equipo se pierde o un archivo cae en otras manos, nadie pueda leerlo sin la contraseña. Cuesta poco, se activa en días y va antes de conectar cualquier automatización.

S1 · Cifrado

Cifrado de computadoras y laptops

Sin dato

No sabemos si los discos de las computadoras están cifrados: el cuestionario que contestó el despacho no traía esa pregunta y en la lista de equipos no marcaron «Disco cifrado».

Una laptop perdida o robada sin cifrado expone expedientes completos protegidos por secreto profesional, con datos de menores y procesos penales.

Qué hacerRevisar cada computadora: en Windows Pro activar BitLocker en la unidad C: (comprobar con «manage-bde -status»); en Windows Home, «Cifrado de dispositivo» si aparece o pasar a Pro; en Mac, FileVault. Cada clave de recuperación va al gestor de contraseñas del despacho (S7) y en una copia impresa en sobre cerrado con el socio. Lo hace el socio, que es quien lleva la informática, o alguien de su confianza.

Antes de conectar nadaEsfuerzo bajo

Evidencia: La pregunta cifrado_equipos no estaba en el cuestionario. Dispositivos (seguridad.dispositivos): «Computadoras de la empresa», sin «Disco cifrado».

S2 · Cifrado

Cifrado y bloqueo de celulares con información de clientes

Sin dato

No sabemos si los celulares tienen bloqueo ni si el respaldo de WhatsApp está cifrado. Usan celulares personales con correo o WhatsApp del trabajo y todo el WhatsApp Business del despacho está en un solo celular.

En los celulares viven chats y documentos de clientes: un teléfono perdido sin bloqueo, o un respaldo de WhatsApp sin cifrar, los expone. Si el WhatsApp del despacho está en el celular personal de alguien que se va, se va con él el historial de todos los clientes.

Qué hacerEn todos los celulares con WhatsApp o correo del trabajo: código de 6 dígitos o más, bloqueo automático en 1 minuto, «Encontrar mi dispositivo» o «Buscar mi iPhone» activo. En el WhatsApp del despacho: copia de seguridad cifrada de extremo a extremo (Ajustes → Chats → Copia de seguridad; no viene activada) con su clave en el gestor del despacho. Si ese WhatsApp está en un celular personal, pasarlo a un celular del despacho.

Antes de conectar nadaEsfuerzo bajo

Evidencia: La pregunta cifrado_celulares no estaba en el cuestionario. Dispositivos (seguridad.dispositivos): «Celulares personales con correo o WhatsApp del trabajo». WhatsApp Business: «Todo está en un solo celular» y sin verificación en dos pasos.

S3 · Cifrado

Cifrado de los respaldos

Sin dato

No sabemos si los respaldos están cifrados; además, una persona dijo que solo está lo que guarda la nube y otra que no hay respaldos (ver S9).

Un respaldo sin cifrar es una copia completa de los expedientes que cualquiera puede leer si se pierde el disco o se entra a la cuenta.

Qué hacerEl respaldo que se arme en S9 nace cifrado: disco externo con BitLocker To Go (Windows Pro) o un servicio de respaldo en la nube con cifrado, con la contraseña en el gestor del despacho y en la copia impresa con el socio.

Antes de conectar nadaEsfuerzo bajo

Evidencia: La pregunta cifrado_respaldos no estaba en el cuestionario. Respaldos (copias): «Solo lo que guarda la nube (Drive, OneDrive…)» según una respuesta y «No» según la otra.

S4 · Cifrado

Envío de documentos sensibles a clientes y terceros

Sin dato

No sabemos cómo se envían los documentos sensibles. Según el inventario, los documentos de clientes pasan por WhatsApp Business y por Gmail, y Drive guarda expedientes escaneados.

Un documento enviado por WhatsApp o por correo normal queda copiado en celulares y buzones que el despacho no controla, y un error de destinatario lo expone.

Qué hacerPara documentos con datos sensibles: compartir desde la carpeta del despacho solo con el correo del cliente (no «cualquiera con el enlace»), o mandar el archivo cifrado con 7-Zip (AES-256) y la contraseña por llamada. Dejar de usar enlaces abiertos de Drive para expedientes.

En 30-60 díasEsfuerzo bajo

Evidencia: La pregunta envio_documentos no estaba en el cuestionario. Inventario de herramientas: WhatsApp Business y Gmail guardan documentos; Google Drive guarda documentos y datos sensibles.

Accesos y contraseñas

S5 · Accesos y contraseñas

Verificación en dos pasos

En rojo

La verificación en dos pasos no está en todas las cuentas: WhatsApp Business, Google Drive y Facebook no la tienen, y de Gmail no saben. El socio y la asistente contestaron distinto.

Con una sola contraseña robada (ya les llegan correos falsos) alguien entra al WhatsApp o al Drive del despacho y ve documentos de clientes, incluidos datos de menores y procesos penales.

Qué hacerActivar la verificación en dos pasos con app de autenticación (Google Authenticator, Microsoft Authenticator) en Gmail o el correo del despacho, Google Drive, Facebook y el gestor de contraseñas, y el PIN de verificación en dos pasos en WhatsApp Business (Ajustes → Cuenta), guardado en el gestor. Lo hace el socio en una tarde.

Antes de conectar nadaEsfuerzo bajoPor confirmar

Evidencia: Verificación en dos pasos (dos_pasos): «Solo en algunos» (socio) y «correo y banco» (asistente). Inventario: WhatsApp Business, Google Drive y Facebook sin dos pasos; Gmail «No sé».

S6 · Accesos y contraseñas

Cuentas compartidas entre varias personas

En rojo

La mayoría de las cuentas las usan varias personas con la misma contraseña.

No se sabe quién hizo qué, una contraseña filtrada abre todo y quien se va sigue sabiendo las contraseñas.

Qué hacerUna cuenta por persona en correo, Drive y programas (con las cuentas del despacho de S18); donde no se pueda, la cuenta común queda en el gestor de contraseñas del despacho con acceso por persona, y se cambian las contraseñas que hoy se comparten.

Antes de conectar nadaEsfuerzo medio

Evidencia: Cuentas compartidas (cuentas_compartidas): «Sí, en la mayoría».

S7 · Accesos y contraseñas

Gestor de contraseñas del despacho

En amarillo

Las contraseñas las recuerda el navegador de cada computadora; no hay un lugar seguro donde guardar las claves de cifrado, el PIN de WhatsApp ni la e.firma.

Cualquiera con la computadora desbloqueada ve las contraseñas guardadas, quedan atadas al perfil de una persona y nadie controla quién sabe cuáles.

Qué hacerAbrir un gestor de contraseñas a nombre del despacho (Bitwarden o 1Password, plan para equipos) con dos administradores (el socio y una persona de confianza) y el kit de recuperación impreso con el socio. Va primero en E0 porque ahí se guardan las claves de los demás controles.

En 30-60 díasEsfuerzo bajo

Evidencia: Contraseñas (contrasenas): «Las recuerda el navegador».

S8 · Accesos y contraseñas

Quitar accesos cuando alguien se va

En rojo

Los accesos de quien se va se quitan tarde o no se quitan. El socio dijo que se van quitando cuando se acuerdan; la asistente, que no se hace nada.

Un excolaborador puede seguir entrando a correos, expedientes, WhatsApp y portales judiciales.

Qué hacerLista de bajas de una página: el mismo día que alguien se va se quitan sus accesos a correo, Drive, gestor, WhatsApp y portales, se cambian las contraseñas compartidas que conocía y se revisa en qué expedientes estaba autorizado [verificar el trámite en cada tribunal].

En 30-60 díasEsfuerzo bajoPor confirmar

Evidencia: Bajas (bajas): «Se van quitando cuando nos acordamos» (socio) y «nada» (asistente).

Respaldos

S9 · Respaldos

Respaldos de la información

En rojo

No hay un respaldo separado: según el socio, solo lo que guarda la nube (que sincroniza, no respalda); según la asistente, no hay respaldos.

Si alguien borra por error o un virus cifra los archivos, el cambio se copia a la nube y el expediente o el Excel de asuntos se pierden; Drive está además en una cuenta personal.

Qué hacerRespaldo automático diario de la carpeta del despacho, el Excel de asuntos y los machotes a un disco externo cifrado que se rote fuera de la oficina o a un servicio de respaldo con cifrado, y una prueba de restauración cada tres meses, anotada.

Antes de conectar nadaEsfuerzo bajoPor confirmar

Evidencia: Respaldos (copias): «Solo lo que guarda la nube (Drive, OneDrive…)» (socio) y «No» (asistente).

Datos personales (LFPDPPP)

S11 · Datos personales (LFPDPPP)

Datos personales y aviso de privacidad (LFPDPPP)

Sin dato

Manejan datos de contacto, identificaciones, datos bancarios, de menores y de procesos penales; el cuestionario no pregunta si tienen aviso de privacidad ni contratos de encargado con sus proveedores (contador, nube, consultor).

Con datos sensibles y de menores, sin aviso de privacidad ni contratos con quienes guardan los datos, una filtración es mucho más grave y el despacho queda expuesto ante la LFPDPPP [verificar la ley y la autoridad vigentes tras la reforma de 2025].

Qué hacerAviso de privacidad integral y simplificado actualizado a la ley vigente, visible en el primer mensaje de WhatsApp (y en el bot, si se contrata); contrato de encargado con cada proveedor que trata datos (contador externo, nube, el consultor y sus productos) antes de darle acceso a nada.

En 30-60 díasEsfuerzo medio

Evidencia: Datos personales (datos_personales): «contacto de clientes o proveedores, INE, CURP, RFC u otros documentos de identidad, bancarios, menores, antecedentes penales o procesos judiciales». Sin pregunta sobre aviso de privacidad ni contratos.

Uso de IA

S12 · Uso de IA

Cuentas de IA del despacho

En rojo

Algunas personas usan ChatGPT con cuentas gratuitas personales, cada quien por su cuenta. El socio dijo que se usa; la asistente, que no.

Las cuentas gratuitas o personales pueden usar lo que se pega para entrenar sus modelos y el despacho no controla ni recupera esa información.

Qué hacerSi se va a usar IA, solo con una cuenta empresarial administrada por el despacho que no entrene con los datos (Microsoft 365 Copilot, ChatGPT o Claude de plan empresarial) [verificar términos vigentes]; las cuentas personales, para nada del despacho.

Antes de conectar nadaEsfuerzo bajoPor confirmar

Evidencia: Uso de IA (ia_uso): «Algunas personas, por su cuenta» (socio) y «No» (asistente). Tipo de cuenta (ia_cuenta): «Gratuitas personales».

S13 · Uso de IA

Datos de clientes que se pegan en la IA

En rojo

En la IA gratuita se pegan documentos internos o contratos y datos personales de clientes.

Pegar datos de las partes o documentos de un asunto en una IA personal puede violar el secreto profesional y la LFPDPPP, y con datos de menores o procesos penales el daño es mayor.

Qué hacerDesde hoy, nada de nombres, datos de las partes, números de expediente ni documentos de clientes en cuentas de IA personales o gratuitas; borrar el historial de esas cuentas y trabajar solo con la cuenta del despacho (S12).

Antes de conectar nadaEsfuerzo bajo

Evidencia: Qué se pega en la IA (ia_comparte): «textos sin datos, documentos internos o contratos, datos personales de clientes».

S14 · Uso de IA

Norma de uso de IA

En rojo

Se usa IA y no hay ninguna regla sobre qué se puede pegar ni quién revisa lo que sale.

Sin reglas, cada quien decide qué datos pega y si revisa lo que la IA escribe antes de usarlo con un cliente o un juzgado (incluidas tesis que no existen).

Qué hacerNorma de una página: qué herramienta se usa, qué datos nunca, toda cita jurídica se verifica en la fuente oficial y todo lo que sale hacia el cliente o el juzgado lo revisa un abogado. Se explica en la misma sesión de S17.

Antes de conectar nadaEsfuerzo bajo

Evidencia: Normas de IA (ia_normas): «No». Capacitación en IA (ia.formacion): «No».

Computadoras y celulares

S15 · Computadoras y celulares

Computadoras y celulares de trabajo

En amarillo

Usan celulares personales con correo o WhatsApp del trabajo; no marcaron que los equipos se actualicen solos, tengan antivirus ni los administre alguien.

Un equipo sin actualizaciones es la puerta de entrada más común de un virus o un secuestro de datos; en un celular personal el despacho no controla nada.

Qué hacerActualizaciones automáticas y Microsoft Defender activo en todas las computadoras, bloqueo de pantalla a los 5 minutos, y una regla escrita para los celulares personales con información del despacho (bloqueo, actualizaciones, no prestarlos).

En 30-60 díasEsfuerzo bajo

Evidencia: Dispositivos (dispositivos): «Celulares personales con correo o WhatsApp del trabajo, Computadoras de la empresa».

e.firma y portales judiciales

S10 · e.firma y portales judiciales

Resguardo de la e.firma y de la firma electrónica judicial

Sin dato

No sabemos dónde se guardan los archivos .key y .cer de la e.firma ni sus contraseñas, ni con qué firma factura la asistente en el portal del SAT. Usan el portal del Poder Judicial de Sonora y el del SAT.

Con el .key, el .cer y su contraseña alguien puede firmar facturas, trámites o promociones en nombre del abogado o del despacho.

Qué hacerMover los .key y .cer de cada abogado a una bóveda personal dentro del gestor de contraseñas (S7), borrarlos del escritorio, del correo y de las USB, y facturar con un Certificado de Sello Digital (CSD) en lugar de la e.firma del socio. Anotar quién tiene firma, para qué portales y cuándo vence (la e.firma del SAT dura 4 años).

Antes de conectar nadaEsfuerzo bajo

Evidencia: La pregunta resguardo_efirma no estaba en el cuestionario. Inventario: Portal del SAT (lo usa la asistente para facturar) y Portal del Poder Judicial de Sonora.

Personas y fraudes

S16 · Personas y fraudes

Confirmar por teléfono pagos y cambios de cuenta

En amarillo

En el último año les llegaron correos o WhatsApp falsos.

Ya los están intentando engañar: lo siguiente típico es pedir un pago a otra CLABE o robar una cuenta de correo.

Qué hacerRegla del despacho: ningún cambio de cuenta bancaria, pago o envío de documentos se hace solo por correo o WhatsApp; se confirma por llamada a un número conocido. Anotar cada intento y qué se hizo.

En 30-60 díasEsfuerzo bajo

Evidencia: Incidentes (incidentes): «Correos o WhatsApp falsos».

S17 · Personas y fraudes

Capacitación del equipo contra fraudes

En rojo

El equipo no ha recibido capacitación sobre fraudes y ya les llegaron intentos.

La mayoría de los incidentes empiezan con alguien que abre un enlace o contesta un mensaje falso.

Qué hacerUna sesión de una hora con todo el equipo (correos y WhatsApp falsos del SAT, de un juzgado o «del licenciado», la norma de IA de S14 y a quién avisar si algo pasa) y diez minutos de repaso cada trimestre.

En 30-60 díasEsfuerzo bajo

Evidencia: Capacitación (formacion): «No». Incidentes: «Correos o WhatsApp falsos».

Cuentas y proveedores

S18 · Cuentas y proveedores

Cuentas y servicios a nombre del despacho

En rojo

Gmail, Google Calendar y Google Drive (con expedientes escaneados y datos sensibles) están en cuentas gratuitas personales de alguien del equipo.

Si esa persona se va o pierde su cuenta, el despacho pierde sus propios expedientes, correos y agenda; y una cuenta gratuita personal no tiene contrato de encargado.

Qué hacerPasar correo, Drive y calendario a cuentas del despacho (Google Workspace o Microsoft 365 de empresa), una por persona, con verificación en dos pasos obligatoria y dos administradores; mover los expedientes y cerrar el acceso desde las cuentas personales.

Antes de conectar nadaEsfuerzo medio

Evidencia: Inventario de herramientas (titular y plan): Gmail, Google Calendar y Google Drive «personal» y «gratuito»; Drive guarda «documentos» y «sensibles».

Fase 4

Hoja de ruta

Todo lo anterior en orden: primero los cimientos de seguridad, después lo que da resultados rápido y al final lo que pide más trabajo. Cada acción enlaza con su oportunidad (O) o su control de seguridad (S). Nada se cambia en semanas de cierre de términos ni sin un respaldo manual mientras se prueba.

E0
Cimientos
Semanas 1-8

Cerrar lo que hoy deja expuestos los expedientes antes de conectar nada. Dura ocho semanas y no cuatro porque el despacho declaró de 2 a 5 horas a la semana para cambios y quien lleva la informática es el propio socio; la única mejora de esta etapa es el tabulador, que no toca datos de clientes.
- S7Abrir el gestor de contraseñas del despacho con dos administradores (ahí se guardan las claves de todo lo demás)
- S13Desde la primera semana, nada de datos ni documentos de clientes en ChatGPT gratuito
- S5Verificación en dos pasos en Gmail, Google Drive, Facebook y PIN en WhatsApp Business
- S18Pasar correo, Drive y calendario a cuentas del despacho, una por persona
- S6Dejar de compartir contraseñas: cuentas por persona y las comunes en el gestor
- S1Revisar el cifrado de cada computadora y activar BitLocker o FileVault donde falte, con la clave en el gestor
- S2Bloqueo, «Encontrar mi dispositivo» y respaldo cifrado de WhatsApp en los celulares con información de clientes
- S10Confirmar dónde están los .key y .cer de la e.firma y pasarlos a la bóveda de cada abogado en el gestor
- S9Respaldo automático diario fuera de la nube sincronizada y una restauración de prueba
- S3Que ese respaldo sea cifrado, con la contraseña en el gestor
- S12Decidir si se usa IA y, si sí, solo con cuenta empresarial del despacho
- S14Norma de uso de IA de una página
- S17Sesión de una hora del equipo sobre fraudes y la norma de IA
- O4El socio arma el tabulador de honorarios por tipo de asunto
Para pasar a la siguiente etapa: Gestor de contraseñas abierto; verificación en dos pasos activa en correo, Drive, Facebook y WhatsApp; correo, Drive y calendario en cuentas del despacho; cada computadora y celular revisado y cifrado (o con fecha y motivo); e.firma fuera de carpetas normales; un respaldo cifrado restaurado con éxito; norma de IA firmada por todos; tabulador en uso; y dos semanas midiendo cuánto tardan hoy la revisión del boletín y la atención de WhatsApp.
E1
Victorias rápidas
Meses 3-5

Atacar los dos dolores que más pesan, los términos y el WhatsApp, con dos frentes a la vez: el pasante con la base de asuntos, el calendario de términos y la revisión del portal; la asistente y el socio con la atención de prospectos. Todo con la revisión manual en paralelo mientras se prueba.
- S11Aviso de privacidad actualizado y contratos de encargado firmados (incluidos los productos del consultor) antes de dar datos a nadie
- O6Unir los Excel en una sola base de asuntos en la cuenta del despacho, con una persona responsable
- O7Calendario único de términos: el pasante propone, el abogado confirma y acepta el aviso
- O1Revisión diaria del portal del Poder Judicial de Sonora con Impulso Expedientes, tres semanas en paralelo con la revisión manual
- O3El socio escribe las respuestas tipo de las dudas legales que más se repiten
- O2Bot de WhatsApp para lo administrativo y la agenda de la primera consulta, con aviso de privacidad
- S8Lista de bajas de una página
- S4Confirmar cómo se envían los documentos sensibles y pasar a compartir desde la cuenta del despacho o con 7-Zip
- S15Actualizaciones automáticas, Defender activo y regla para celulares personales
- S16Regla de confirmar por teléfono pagos y cambios de CLABE
Para pasar a la siguiente etapa: Tres semanas sin diferencias entre la revisión automática del portal y la manual; ningún término perdido; cada término del calendario confirmado por su abogado; el bot atiende sin quejas y escala las dudas jurídicas; horas medidas contra el punto de partida de E0.
E2
Integración
Meses 6-8

Ordenar los documentos y la facturación. Son victorias rápidas que no cupieron en E1 porque recaen sobre la misma asistente que estrena el bot; nada de facturación el último día hábil del mes ni la semana de impuestos.
- O8Biblioteca común de machotes revisados por el socio
- O9Sistema de facturación CFDI con el CSD del despacho, dos semanas en paralelo con el portal del SAT
- O12Política de cobranza de una página
- O5Plantillas de propuesta y contrato alimentadas por el tabulador
Para pasar a la siguiente etapa: Todas las demandas nuevas salen de la biblioteca; un mes de facturas emitidas desde el sistema sin errores ni copia al Excel; política de cobranza aplicada; propuestas y contratos salen de plantilla.
E3
Escala
Meses 9-12

Las dos apuestas, sobre datos ya ordenados: la cobranza automática necesita el sistema de facturación y la política; la IA, la biblioteca de machotes, la cuenta empresarial y la norma de uso.
- O10Conciliación de pagos con referencia por cliente y recordatorios programados, un mes en paralelo con la revisión manual
- O11Piloto de borradores con IA para pruebas y alegatos con un abogado y una materia
Para pasar a la siguiente etapa: La asistente deja de revisar el banco a mano sin pagos sin identificar; el piloto de IA ahorra tiempo medido, sin citas inventadas y con la revisión del abogado en cada escrito.

Por confirmar

Lo que el cuestionario no deja claro. Es la agenda de la sesión de presentación con el despacho: hasta que se conteste, lo marcado «por confirmar» o «sin dato» es una suposición, no un dato.

¿Cuántas computadoras y laptops tiene el despacho, cuáles salen de la oficina y qué tienen (Windows Pro, Windows Home o Mac)? ¿Alguna tiene el disco cifrado (BitLocker o FileVault)?
¿En qué celular está el WhatsApp Business del despacho: es del despacho o de alguien del equipo? ¿Los celulares con información de clientes tienen código de bloqueo, y el respaldo de WhatsApp está cifrado?
¿Dónde guardan los archivos de la e.firma (.key y .cer) y sus contraseñas, y los de la firma judicial si la tienen? ¿Con qué firma factura la asistente en el portal del SAT?
Sobre los respaldos, el socio dijo que solo está lo que guarda la nube y la asistente que no hay respaldos: ¿cuál es la situación real? Si hay alguno, ¿está cifrado?
Sobre la verificación en dos pasos, el socio dijo «en algunas cuentas» y la asistente «en el correo y el banco»; de Gmail no saben: ¿en qué cuentas está activa hoy?
Cuando alguien deja el despacho, el socio dijo que los accesos se quitan «cuando nos acordamos» y la asistente que no se hace nada: ¿qué pasó la última vez?
Sobre la IA, el socio dijo que algunas personas la usan por su cuenta y la asistente que no se usa: ¿quiénes la usan y para qué?
¿Cómo mandan a clientes o terceros los documentos sensibles (demandas, convenios, identificaciones): WhatsApp, correo normal, enlace de Drive, archivo con contraseña o en persona?
¿Tienen aviso de privacidad (integral y simplificado) y contratos de confidencialidad y de datos personales con el contador externo y los demás proveedores?
¿Cuántos asuntos activos llevan en el Poder Judicial de Sonora y cuántos en tribunales federales (amparos u otros)? El monitoreo automático propuesto cubre solo el portal de Sonora; los demás seguirían con otra revisión.
¿Qué se hace exactamente en el paso «Gestionar los términos»? ¿Quién calcula el vencimiento y dónde queda anotado?
¿Ya presentan algún escrito por vía electrónica ante el Poder Judicial de Sonora? ¿En qué materias?
La revisión de anticipos e igualas pagados (45 minutos) aparece 25 veces al mes: ¿se hace por cada factura o una sola vez al cierre de mes? Cambia mucho las horas de la cobranza.
¿Cuándo se factura hoy el anticipo: en cuanto el cliente firma o a fin de mes junto con las demás facturas?
¿Cuánto suman hoy, más o menos, los honorarios vencidos y en cuántos clientes? Sirve para medir la política de cobranza.
¿Las pruebas y los alegatos se preparan desde machotes, desde escritos de otros asuntos o desde cero?
¿Cuáles son sus semanas más pesadas de términos y audiencias, además de enero y el regreso de vacaciones de verano, para no programar cambios ahí?

El siguiente paso

Proponemos empezar por los cimientos y, sobre ellos, por las victorias rápidas: son las que liberan horas pronto y pagan el resto del camino.

Paso 1

Sesión de validación

Revisar con el equipo las 17 preguntas de «Por confirmar» y ajustar cifras y prioridades.

Paso 2

Cimientos (E0)

14 acciones de seguridad y orden (semanas 1-8), antes de conectar nada.

Paso 3

Victorias rápidas

9 oportunidades que liberan ≈ 48.8 h al mes, medidas contra el punto de partida.

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