Ejemplo con un despacho ficticio. «Despacho Sierra Alta Abogados» no existe y este documento no contiene datos reales.Volver a servicios para despachos
Impulso DigiAI
Diagnóstico de procesos para despachos jurídicos
Cómo trabaja hoy Despacho Sierra Alta Abogados
Mapa de procesos y procedimientos de las cuatro áreas del despacho, dibujados con el estándar BPMN 2.0 a partir de lo que contó el propio equipo.
1Mapa de procesos
2Oportunidades de IA y tecnología
3Seguridad
4Hoja de ruta
Fecha
7 de octubre de 2026
Preparado por
Impulso DigiAI
Información de
Socio titular (Socio titular), Asistente administrativa (Asistente)
Lo que hoy más tiempo o dinero le quita, en sus palabras
Que se nos pase un término. Perseguir a los clientes para que paguen. Contestar por WhatsApp las mismas preguntas todo el día y que todo dependa de mí.
Cómo leer los diagramas
EmpiezaLo que pone en marcha el proceso.
TerminaCómo acaba. Puede haber varios finales.
TareaAlgo que hace una persona o un programa. El número es el paso del procedimiento.
DecisiónUna pregunta: según la respuesta se sigue por un camino u otro.
EsperaUn tiempo en el que no se puede avanzar.
MensajeAlgo que va o viene de fuera: el cliente, el juzgado, un proveedor.
CarrilCada franja es un rol: todo lo que está en ella lo hace esa persona.
En rojoEl equipo contó que aquí algo falla o se atasca.
En amarilloPor confirmar: falta que el equipo diga si es así.
Mapa general
Todos los procesos descritos, ordenados por el camino que recorre un cliente: primero conoce al despacho y llega a él, luego se le da la consulta y se le contrata, y después se atiende su asunto. La administración del despacho sostiene a los tres. «→» indica qué proceso empieza cuando termina ese. Haz clic en uno para ir a su detalle.
Casi todo llega por recomendación. La página de Facebook la actualizo yo cuando puedo.
MKT-01
Atención de prospectos por WhatsApp
Responsable
Asistente administrativa
Frecuencia
60 veces al mes
De principio a fin
Horas
¿Estaba escrito?
No
Descargar
Arrastra el diagrama hacia cualquier lado para recorrerlo; en el celular, con un dedo, y pellizca para acercar o alejar. Toca una caja para ver su paso en el procedimiento. En la computadora, para usar la rueda del mouse, haz clic antes dentro del diagrama.
Lo que dice el mapa
4 pasos2 decisiones2 roles2 traspasos entre personas2 intercambios con fuera2 herramientas1 problema señalado1 ida y vuelta≈ 33 h de trabajo al mes
Asistente administrativa hace 3 de 4 pasos, es una sola persona y el proceso no está escrito.
Cálculo, con los rangos que marcó el equipo (punto medio de cada rango): 33 min por vez (suma de 4 de 4 pasos) × 60 veces al mes = 33 h al mes.
Trabajo efectivo de cada vez: ≈ 33 min (suma de los pasos con tiempo). De principio a fin, según el equipo: Horas. La diferencia es tiempo de espera.
Procedimiento (SOP) · 4 pasos
Para qué sirve
Por confirmar
Empieza
Mensaje de prospecto recibido
Termina
Prospecto canalizado a otro despacho / Prospecto sin agendar / Primera consulta agendada
Si tiene una audiencia o un término cerca, pasarle el mensaje al licenciado de inmediato.
Asistente administrativa
WhatsApp Business
≈ 2-5 min
2
Responder las dudas legales del prospecto
Contesto por WhatsApp las mismas preguntas todo el día, muchas veces de gente que nunca contrata.
Socio titular
WhatsApp Business
≈ 15-30 min
◆
¿Es de nuestras materias?(decide: Socio titular)
Sí → paso 3 (Informar el costo de la primera consulta)
No → termina: «Prospecto canalizado a otro despacho»
3
Informar el costo de la primera consulta
Asistente administrativa
WhatsApp Business
≈ 2-5 min
◆
¿Agenda la consulta?(decide: Asistente administrativa)
Sí → paso 4 (Agendar la consulta en el calendario)
No, o deja de contestar → termina: «Prospecto sin agendar»
4
Agendar la consulta en el calendario
Asistente administrativa
Google Calendar
≈ 2-5 min
Excepciones y casos raros
Ninguna declarada.
Cómo se mide
Hoy no se mide. Pendiente de definir.
MKT-02
Clientes que llegan recomendados
Responsable
Socio titular
Frecuencia
8 veces al mes
De principio a fin
Horas
¿Estaba escrito?
No
Descargar
Arrastra el diagrama hacia cualquier lado para recorrerlo; en el celular, con un dedo, y pellizca para acercar o alejar. Toca una caja para ver su paso en el procedimiento. En la computadora, para usar la rueda del mouse, haz clic antes dentro del diagrama.
Lo que dice el mapa
5 pasos2 roles1 traspaso entre personas2 intercambios con fuera2 a mano1 herramienta1 problema señalado60% de los pasos los hace Socio titular≈ 3.8 h de trabajo al mes
Socio titular hace 3 de 5 pasos, es una sola persona y el proceso no está escrito.
Cálculo, con los rangos que marcó el equipo (punto medio de cada rango): 29 min por vez (suma de 5 de 5 pasos) × 8 veces al mes = 3.8 h al mes.
Trabajo efectivo de cada vez: ≈ 29 min (suma de los pasos con tiempo). De principio a fin, según el equipo: Horas. La diferencia es tiempo de espera.
Procedimiento (SOP) · 5 pasos
Para qué sirve
Por confirmar
Empieza
Prospecto recomendado recibido
Termina
Prospecto en agenda
Responsable
Socio titular
Nº
Qué se hace
Quién
Con qué
Tiempo
1
Preguntar quién lo recomendó
Asistente administrativa
WhatsApp Business
≈ menos de 2 min
2
Anotar el prospecto en la libreta
No queda en ningún lado de dónde llegó cada cliente; a veces se pierde la hoja.
Asistente administrativa
A mano / papel
≈ menos de 2 min
3
Platicar con el prospecto por teléfono
Socio titular
A mano / papel
≈ 15-30 min
4
Agradecer la recomendación
Al cliente que recomendó, mandarle un mensaje; a los colegas, una llamada.
Socio titular
WhatsApp Business
≈ 2-5 min
5
Pasar el prospecto a la agenda
Socio titular
WhatsApp Business
≈ menos de 2 min
Excepciones y casos raros
Ninguna declarada.
Cómo se mide
Hoy no se mide. Pendiente de definir.
Por confirmar
El proceso termina con el prospecto en la agenda, pero no se dijo qué sigue: ¿pasa después a la primera consulta y propuesta de honorarios (VEN-01)?
Área
Consulta y contratación
2 procesos
VEN-01
Primera consulta y propuesta de honorarios
Responsable
Socio titular
Frecuencia
20 veces al mes
De principio a fin
1-3 semanas
¿Estaba escrito?
No
Descargar
Arrastra el diagrama hacia cualquier lado para recorrerlo; en el celular, con un dedo, y pellizca para acercar o alejar. Toca una caja para ver su paso en el procedimiento. En la computadora, para usar la rueda del mouse, haz clic antes dentro del diagrama.
Lo que dice el mapa
6 pasos1 decisión2 roles6 traspasos entre personas1 intercambio con fuera3 a mano3 herramientas1 espera1 vuelta atrás1 problema señalado1 por confirmar6 idas y vueltas50% de los pasos los hace Socio titular≈ 43.1 h de trabajo al mes
Cálculo, con los rangos que marcó el equipo (punto medio de cada rango): 129.5 min por vez (suma de 6 de 6 pasos) × 20 veces al mes = 43.1 h al mes.
Trabajo efectivo de cada vez: ≈ 129.5 min (suma de los pasos con tiempo). De principio a fin, según el equipo: 1-3 semanas. La diferencia es tiempo de espera.
Procedimiento (SOP) · 6 pasos
Para qué sirve
Por confirmar
Empieza
Llega el día de la primera consulta
Termina
Propuesta rechazada / Propuesta sin respuesta / Propuesta aceptada
Escuchar los hechos, revisar los documentos que trae y explicarle qué opciones tiene.
Socio titular
A mano / papel
≈ 30-60 min
2
Cobrar la consulta
Cobrar en efectivo o por transferencia.
Asistente administrativa
A mano / papel
≈ 2-5 min
3
Estimar etapas, horas y gastos
Lo calculo de memoria; dos asuntos parecidos pueden salir con precios distintos.
Socio titular
De memoria
≈ 15-30 min
4
Redactar la propuesta de honorarios
Copiar una propuesta anterior en Word.
Cambiar el asunto, las etapas y los montos.
Asistente administrativa
Word
≈ 30-60 min
5
Revisar y firmar la propuesta
Socio titular
Word
≈ 5-15 min
6
Enviar la propuesta al cliente
Asistente administrativa
WhatsApp BusinessGmail
≈ 2-5 min
⏱
Esperar una semana
◆
¿Qué responde el cliente?(decide: Asistente administrativa)
Acepta → termina: «Propuesta aceptada»
Pide rebaja → paso 3 (Estimar etapas, horas y gastos)
Rechaza → termina: «Propuesta rechazada»
No contesta → termina: «Propuesta sin respuesta»
Excepciones y casos raros
Último caso que se complicó: Un cliente pidió rebaja tres veces y al final se fue con otro despacho.
Cómo se mide
Hoy no se mide. Pendiente de definir.
Por confirmar
Cuando el cliente no contesta a la propuesta (más o menos la mitad), ¿se le da seguimiento o se da por perdido? ¿Cuándo se considera cerrada?
VEN-02
Firma del contrato y anticipo
Responsable
Asistente administrativa
Frecuencia
9 veces al mes
De principio a fin
3-7 días
¿Estaba escrito?
En parte
Descargar
Arrastra el diagrama hacia cualquier lado para recorrerlo; en el celular, con un dedo, y pellizca para acercar o alejar. Toca una caja para ver su paso en el procedimiento. En la computadora, para usar la rueda del mouse, haz clic antes dentro del diagrama.
Lo que dice el mapa
5 pasos1 decisión2 roles2 traspasos entre personas1 intercambio con fuera1 a mano4 herramientas2 por confirmar1 ida y vuelta≈ 7.4 h de trabajo al mes
Asistente administrativa hace 4 de 5 pasos, es una sola persona y el proceso no está escrito.
Cálculo, con los rangos que marcó el equipo (punto medio de cada rango): 49.5 min por vez (suma de 5 de 5 pasos) × 9 veces al mes = 7.4 h al mes.
Trabajo efectivo de cada vez: ≈ 49.5 min (suma de los pasos con tiempo). De principio a fin, según el equipo: 3-7 días. La diferencia es tiempo de espera.
Procedimiento (SOP) · 5 pasos
Para qué sirve
Por confirmar
Empieza
Propuesta aceptada
Termina
Contrato sin firmar / Contrato firmado y anticipo cobrado
¿Firma el contrato?(decide: Asistente administrativa)
Sí → paso 3 (Recabar la firma del socio)
No → termina: «Contrato sin firmar»
3
Recabar la firma del socio
Socio titular
A mano / papel
≈ 2-5 min
4
Emitir la factura del anticipopor confirmar
En cuanto el cliente firma, hacer la factura del anticipo del 50 % en el portal del SAT.
Mandársela al cliente.
Lo que cuenta el socio titular no coincide con lo que cuenta la asistente administrativa sobre cuándo se factura el anticipo (ver ADM-01): confirmar.
Asistente administrativa
Portal del SAT
≈ 5-15 min
5
Confirmar el depósito del anticipo
Asistente administrativa
Banca en línea
≈ 5-15 min
Excepciones y casos raros
Ninguna declarada.
Cómo se mide
Hoy no se mide. Pendiente de definir.
Por confirmar
¿Qué se hace cuando el cliente no firma el contrato o no lo devuelve? ¿Cómo termina?
El socio titular dice que la factura del anticipo se hace «en cuanto firma» el contrato (VEN-02), pero la asistente administrativa dice que «las facturas las hago todas a fin de mes, también las de los anticipos, porque así me lo pidió el contador» (ADM-01). ¿Cuándo se factura hoy el anticipo?
Área
Atención de asuntos
3 procesos
Los asuntos los reparto yo entre los dos abogados asociados.
FUL-01
Elaboración y presentación de la demanda
Responsable
Abogado asociado
Frecuencia
6 veces al mes
De principio a fin
1-3 semanas
¿Estaba escrito?
No
Descargar
Arrastra el diagrama hacia cualquier lado para recorrerlo; en el celular, con un dedo, y pellizca para acercar o alejar. Toca una caja para ver su paso en el procedimiento. En la computadora, para usar la rueda del mouse, haz clic antes dentro del diagrama.
Lo que dice el mapa
8 pasos2 decisiones5 roles7 traspasos entre personas3 intercambios con fuera5 a mano3 herramientas1 vuelta atrás2 problemas señalados1 ida y vuelta1 paso de copiar datos a mano≈ 41.1 h de trabajo al mes
Cálculo, con los rangos que marcó el equipo (punto medio de cada rango): 411 min por vez (suma de 8 de 8 pasos) × 6 veces al mes = 41.1 h al mes.
Trabajo efectivo de cada vez: ≈ 411 min (suma de los pasos con tiempo). De principio a fin, según el equipo: 1-3 semanas. La diferencia es tiempo de espera.
Procedimiento (SOP) · 8 pasos
Para qué sirve
Por confirmar
Empieza
Contrato firmado y anticipo pagado
Termina
Demanda presentada
Responsable
Abogado asociado
Nº
Qué se hace
Quién
Con qué
Tiempo
1
Definir la estrategia del juicio
Socio titular
A mano / papel
≈ 30-60 min
2
Redactar el borrador de la demanda
Cada abogado tiene sus machotes en su computadora; no hay uno común.
Abogado asociado
Word
≈ más de 2 h
◆
¿El socio aprueba el borrador?(decide: Socio titular)
Sí → decisión «¿Hace falta poder notarial?»
No, corregir → paso 2 (Redactar el borrador de la demanda)
◆
¿Hace falta poder notarial?(decide: Abogado asociado)
Sí → paso 3 (Pedir el poder a la notaría)
No, ya lo tiene → paso 5 (Recabar la firma del cliente)
3
Pedir el poder a la notaría
Asistente administrativa
Gmail
≈ 5-15 min
4
Recoger el poder notarial
Mensajero
A mano / papel
≈ 30-60 min
5
Recabar la firma del cliente
Abogado asociado
A mano / papel
≈ 15-30 min
6
Preparar anexos y copias de traslado
Sacar las copias en la papelería de enfrente.
Armar los juegos de traslado.
Pasante
A mano / papel
≈ 30-60 min
7
Presentar la demanda en oficialía de partes
Hay días con más de una hora de fila en oficialía.
Mensajero
A mano / papel
≈ 1-2 h
8
Registrar la demanda en el Excel de asuntos
Pasante
Excel
≈ 2-5 min
Excepciones y casos raros
Último caso que se complicó: Nos previnieron porque faltaba una copia de traslado y casi se nos pasa el plazo para desahogar la prevención.
Cómo se mide
Hoy no se mide. Pendiente de definir.
Por confirmar
VEN-02 dice que al firmar el contrato pasa a la demanda, pero se firman unos 9 contratos al mes y se presentan unas 6 demandas: ¿cómo empiezan los asuntos que no llevan demanda?
El socio titular dice que reparte los asuntos entre los dos abogados asociados: ¿en qué momento de este proceso se hace el reparto?
FUL-02
Revisión del boletín y control de términos
Responsable
Pasante
Frecuencia
1 vez al día
De principio a fin
Horas
¿Estaba escrito?
No
Descargar
Arrastra el diagrama hacia cualquier lado para recorrerlo; en el celular, con un dedo, y pellizca para acercar o alejar. Toca una caja para ver su paso en el procedimiento. En la computadora, para usar la rueda del mouse, haz clic antes dentro del diagrama.
Lo que dice el mapa
5 pasos1 decisión1 rol4 herramientas2 problemas señalados1 por confirmar1 paso de copiar datos a mano≈ 32.4 h de trabajo al mes
Cálculo, con los rangos que marcó el equipo (punto medio de cada rango): 88.5 min por vez (suma de 5 de 5 pasos) × 1 vez al día × 22 días hábiles = 32.4 h al mes.
Trabajo efectivo de cada vez: ≈ 88.5 min (suma de los pasos con tiempo). De principio a fin, según el equipo: Horas. La diferencia es tiempo de espera.
Procedimiento (SOP) · 5 pasos
Para qué sirve
Por confirmar
Empieza
Cada día hábil a primera hora
Termina
Sin acuerdos nuevos / Acuerdos turnados al abogado
Responsable
Pasante
Nº
Qué se hace
Quién
Con qué
Tiempo
1
Revisar el boletín judicial en el portal
Se revisa expediente por expediente, a mano, contra la lista del Excel.
Pasante
Portal del Poder Judicial de Sonora
≈ 30-60 min
◆
¿Hay acuerdos nuevos de nuestros asuntos?(decide: Pasante)
Sí → paso 2 (Leer el acuerdo en el expediente electrónico)
No → termina: «Sin acuerdos nuevos»
2
Leer el acuerdo en el expediente electrónico
Pasante
Portal del Poder Judicial de Sonora
≈ 5-15 min
3
Copiar el acuerdo al Excel de asuntos
Pasante
Excel
≈ 5-15 min
4
Gestionar los términospor confirmar
El despacho no explicó qué se hace en «Gestionar los términos» (se usan Excel y Google Calendar): confirmar antes de renombrarlo.
Pasante
ExcelGoogle Calendar
≈ 15-30 min
5
Avisar al abogado responsable
Si el abogado está en audiencia no ve el WhatsApp, y nadie confirma que lo leyó.
Pasante
WhatsApp Business
≈ menos de 2 min
Excepciones y casos raros
Último caso que se complicó: Una vez el pasante se enfermó, nadie revisó el boletín en dos días y nos enteramos de un término por el cliente.
Cómo se mide
Hoy no se mide. Pendiente de definir.
Por confirmar
¿Qué se hace exactamente en el paso «Gestionar los términos»? ¿Quién calcula el vencimiento y dónde queda anotado?
FUL-03
Audiencias
Responsable
Abogado asociado
Frecuencia
12 veces al mes
De principio a fin
1-3 semanas
¿Estaba escrito?
No
Descargar
Arrastra el diagrama hacia cualquier lado para recorrerlo; en el celular, con un dedo, y pellizca para acercar o alejar. Toca una caja para ver su paso en el procedimiento. En la computadora, para usar la rueda del mouse, haz clic antes dentro del diagrama.
Lo que dice el mapa
6 pasos1 decisión2 roles2 traspasos entre personas3 intercambios con fuera2 a mano3 herramientas1 espera1 vuelta atrás1 problema señalado≈ 72.4 h de trabajo al mes
Cálculo, con los rangos que marcó el equipo (punto medio de cada rango): 362 min por vez (suma de 6 de 6 pasos) × 12 veces al mes = 72.4 h al mes.
Trabajo efectivo de cada vez: ≈ 362 min (suma de los pasos con tiempo). De principio a fin, según el equipo: 1-3 semanas. La diferencia es tiempo de espera.
Procedimiento (SOP) · 6 pasos
Para qué sirve
Por confirmar
Empieza
Fecha de audiencia notificada
Termina
Audiencia celebrada
Responsable
Abogado asociado
Nº
Qué se hace
Quién
Con qué
Tiempo
1
Anotar la audiencia en el calendario
Asistente administrativa
Google Calendar
≈ 2-5 min
2
Avisar al cliente de la audiencia
Asistente administrativa
WhatsApp Business
≈ 2-5 min
3
Preparar pruebas y alegatos
Abogado asociado
Word
≈ más de 2 h
4
Preparar al cliente para la audiencia
Abogado asociado
A mano / papel
≈ 30-60 min
⏱
Esperar al día de la audiencia
5
Asistir a la audiencia
A veces nos tienen esperando dos o tres horas y luego se difiere.
Abogado asociado
A mano / papel
≈ más de 2 h
◆
¿Se celebró la audiencia?(decide: Abogado asociado)
Sí → paso 6 (Informar el resultado al cliente)
Se difirió → paso 1 (Anotar la audiencia en el calendario)
6
Informar el resultado al cliente
Abogado asociado
WhatsApp Business
≈ 5-15 min
Excepciones y casos raros
Ninguna declarada.
Cómo se mide
Hoy no se mide. Pendiente de definir.
Área
Administración del despacho
3 procesos
Lo contesta la asistente administrativa.
ADM-01
Facturación de honorarios
Responsable
Asistente administrativa
Frecuencia
25 veces al mes
De principio a fin
Horas
¿Estaba escrito?
No
Descargar
Arrastra el diagrama hacia cualquier lado para recorrerlo; en el celular, con un dedo, y pellizca para acercar o alejar. Toca una caja para ver su paso en el procedimiento. En la computadora, para usar la rueda del mouse, haz clic antes dentro del diagrama.
Lo que dice el mapa
5 pasos1 rol1 intercambio con fuera4 herramientas1 problema señalado1 por confirmar2 revisiones o aprobaciones1 paso de copiar datos a mano≈ 30 h de trabajo al mes
Asistente administrativa hace 5 de 5 pasos, es una sola persona y el proceso no está escrito.
Cálculo, con los rangos que marcó el equipo (punto medio de cada rango): 72 min por vez (suma de 5 de 5 pasos) × 25 veces al mes = 30 h al mes.
Trabajo efectivo de cada vez: ≈ 72 min (suma de los pasos con tiempo). De principio a fin, según el equipo: Horas. La diferencia es tiempo de espera.
Revisar qué anticipos e igualas se cobraronpor confirmar
Me entero de los anticipos por WhatsApp o cuando veo el depósito en el banco.
Lo que cuenta la asistente administrativa (todo, también los anticipos, se factura a fin de mes) no coincide con lo que cuenta el socio titular en VEN-02: confirmar.
Asistente administrativa
Banca en líneaExcel
≈ 30-60 min
2
Verificar los datos fiscales del cliente
Si es cliente nuevo, pedirle su constancia de situación fiscal.
Asistente administrativa
Excel
≈ 5-15 min
3
Emitir el CFDI en el portal del SAT
Asistente administrativa
Portal del SAT
≈ 5-15 min
4
Enviar el CFDI al cliente
Asistente administrativa
Gmail
≈ 2-5 min
5
Copiar la factura al Excel de cobranza
Asistente administrativa
Excel
≈ 2-5 min
Excepciones y casos raros
Ninguna declarada.
Cómo se mide
Hoy no se mide. Pendiente de definir.
Por confirmar
ADM-01 «Facturación de honorarios» dice que al terminar pasa a ADM-02 «Cobranza de honorarios», pero ADM-02 dice que empieza «Cada lunes». ¿Se hace cada vez que termina ADM-01 o se acumula hasta esa fecha?
El socio titular dice que la factura del anticipo se hace «en cuanto firma» el contrato (VEN-02), pero la asistente administrativa dice que «las facturas las hago todas a fin de mes, también las de los anticipos, porque así me lo pidió el contador» (ADM-01). ¿Cuándo se factura hoy el anticipo?
Se declaran 25 veces al mes, pero el proceso empieza el último día hábil de cada mes: ¿son unas 25 facturas que se hacen ese mismo día? (las horas al mes se calculan con 25).
ADM-02
Cobranza de honorarios
Responsable
Asistente administrativa
Frecuencia
1 vez a la semana
De principio a fin
Más de un mes
¿Estaba escrito?
No
Descargar
Arrastra el diagrama hacia cualquier lado para recorrerlo; en el celular, con un dedo, y pellizca para acercar o alejar. Toca una caja para ver su paso en el procedimiento. En la computadora, para usar la rueda del mouse, haz clic antes dentro del diagrama.
Lo que dice el mapa
3 pasos2 decisiones2 roles1 traspaso entre personas2 intercambios con fuera3 herramientas1 espera1 problema señalado≈ 5.5 h de trabajo al mes
Asistente administrativa hace 2 de 3 pasos, es una sola persona y el proceso no está escrito.
Cálculo, con los rangos que marcó el equipo (punto medio de cada rango): 77.5 min por vez (suma de 3 de 3 pasos) × 1 vez a la semana × 4.3 semanas = 5.5 h al mes.
Trabajo efectivo de cada vez: ≈ 77.5 min (suma de los pasos con tiempo). De principio a fin, según el equipo: Más de un mes. La diferencia es tiempo de espera.
Procedimiento (SOP) · 3 pasos
Para qué sirve
Por confirmar
Empieza
Cada lunes
Termina
Honorarios cobrados / Adeudo pendiente
Responsable
Asistente administrativa
Nº
Qué se hace
Quién
Con qué
Tiempo
1
Revisar el banco y el Excel de cobranza
Asistente administrativa
Banca en líneaExcel
≈ 30-60 min
◆
¿Ya pagó?(decide: Asistente administrativa)
Sí → termina: «Honorarios cobrados»
No → paso 2 (Enviar un recordatorio de pago)
2
Enviar un recordatorio de pago
Asistente administrativa
WhatsApp Business
≈ 5-15 min
⏱
Esperar una semana
3
Llamar al cliente
Al final siempre le toca al licenciado cobrar, y le incomoda con clientes que tienen el juicio a medias.
Socio titular
WhatsApp Business
≈ 15-30 min
◆
¿Paga?(decide: Socio titular)
Sí → termina: «Honorarios cobrados»
No → termina: «Adeudo pendiente»
Excepciones y casos raros
Algunos dejan de pagar a media demanda y el licenciado decide si sigue llevando el asunto.
Cómo se mide
Hoy no se mide. Pendiente de definir.
Por confirmar
ADM-01 «Facturación de honorarios» dice que al terminar pasa a ADM-02 «Cobranza de honorarios», pero ADM-02 dice que empieza «Cada lunes». ¿Se hace cada vez que termina ADM-01 o se acumula hasta esa fecha?
Cuando el cliente no paga, «el licenciado decide si sigue llevando el asunto»: ¿cómo se decide y qué pasa después con el asunto y con el adeudo?
ADM-03
Impuestos con el contador
Responsable
Asistente administrativa
Frecuencia
1 vez al mes
De principio a fin
1-2 días
¿Estaba escrito?
No
Descargar
Arrastra el diagrama hacia cualquier lado para recorrerlo; en el celular, con un dedo, y pellizca para acercar o alejar. Toca una caja para ver su paso en el procedimiento. En la computadora, para usar la rueda del mouse, haz clic antes dentro del diagrama.
Lo que dice el mapa
4 pasos1 decisión2 roles2 traspasos entre personas2 intercambios con fuera1 a mano3 herramientas1 vuelta atrás1 ida y vuelta≈ 1.2 h de trabajo al mes
Asistente administrativa hace 3 de 4 pasos, es una sola persona y el proceso no está escrito.
Cálculo, con los rangos que marcó el equipo (punto medio de cada rango): 75 min por vez (suma de 4 de 4 pasos) × 1 vez al mes = 1.2 h al mes.
Trabajo efectivo de cada vez: ≈ 75 min (suma de los pasos con tiempo). De principio a fin, según el equipo: 1-2 días. La diferencia es tiempo de espera.
Procedimiento (SOP) · 4 pasos
Para qué sirve
Por confirmar
Empieza
Los primeros días de cada mes
Termina
Impuestos pagados
Responsable
Asistente administrativa
Nº
Qué se hace
Quién
Con qué
Tiempo
1
Juntar los CFDI y los estados de cuenta
Asistente administrativa
Portal del SATBanca en línea
≈ 30-60 min
2
Enviar la información al contador
Asistente administrativa
Gmail
≈ 5-15 min
✉
Cálculo de impuestos recibido
◆
¿Está bien el cálculo?(decide: Socio titular)
Sí → paso 3 (Pagar con la línea de captura)
No, hay dudas → paso 2 (Enviar la información al contador)
3
Pagar con la línea de captura
Socio titular
Banca en línea
≈ 5-15 min
4
Archivar los acuses
Asistente administrativa
A mano / papel
≈ 5-15 min
Excepciones y casos raros
Ninguna declarada.
Cómo se mide
Hoy no se mide. Pendiente de definir.
Por confirmar
Lo que el cuestionario no deja claro. Son las preguntas para la sesión de validación con el equipo: hasta que se contesten, lo marcado en amarillo es una suposición, no un dato.
Cuando el cliente no contesta a la propuesta (más o menos la mitad), ¿se le da seguimiento o se da por perdido? ¿Cuándo se considera cerrada?
Paso «Propuesta sin respuesta»: El despacho dice que «más o menos la mitad ya no contesta después de la consulta», pero no qué se hace entonces ni cómo se cierra: confirmar.
¿Qué se hace cuando el cliente no firma el contrato o no lo devuelve? ¿Cómo termina?
El socio titular dice que la factura del anticipo se hace «en cuanto firma» el contrato (VEN-02), pero la asistente administrativa dice que «las facturas las hago todas a fin de mes, también las de los anticipos, porque así me lo pidió el contador» (ADM-01). ¿Cuándo se factura hoy el anticipo?
Paso 4: Lo que cuenta el socio titular no coincide con lo que cuenta la asistente administrativa sobre cuándo se factura el anticipo (ver ADM-01): confirmar.
Paso «Contrato sin firmar»: El despacho solo contó la respuesta «Sí» a «¿Firma el contrato?»: falta qué se hace si el cliente no firma y cómo termina.
VEN-02 dice que al firmar el contrato pasa a la demanda, pero se firman unos 9 contratos al mes y se presentan unas 6 demandas: ¿cómo empiezan los asuntos que no llevan demanda?
El socio titular dice que reparte los asuntos entre los dos abogados asociados: ¿en qué momento de este proceso se hace el reparto?
ADM-01 «Facturación de honorarios» dice que al terminar pasa a ADM-02 «Cobranza de honorarios», pero ADM-02 dice que empieza «Cada lunes». ¿Se hace cada vez que termina ADM-01 o se acumula hasta esa fecha?
El socio titular dice que la factura del anticipo se hace «en cuanto firma» el contrato (VEN-02), pero la asistente administrativa dice que «las facturas las hago todas a fin de mes, también las de los anticipos, porque así me lo pidió el contador» (ADM-01). ¿Cuándo se factura hoy el anticipo?
Se declaran 25 veces al mes, pero el proceso empieza el último día hábil de cada mes: ¿son unas 25 facturas que se hacen ese mismo día? (las horas al mes se calculan con 25).
Paso 1: Lo que cuenta la asistente administrativa (todo, también los anticipos, se factura a fin de mes) no coincide con lo que cuenta el socio titular en VEN-02: confirmar.
ADM-01 «Facturación de honorarios» dice que al terminar pasa a ADM-02 «Cobranza de honorarios», pero ADM-02 dice que empieza «Cada lunes». ¿Se hace cada vez que termina ADM-01 o se acumula hasta esa fecha?
Cuando el cliente no paga, «el licenciado decide si sigue llevando el asunto»: ¿cómo se decide y qué pasa después con el asunto y con el adeudo?
Siguientes pasos
Este mapa es la fase 1 de un diagnóstico en cuatro fases. Las siguientes se construyen sobre él: sin saber cómo se trabaja hoy no se puede decidir qué cambiar ni en qué orden.
Fase 2
Oportunidades de IA y tecnología
Paso a paso, dónde un programa, una integración o la IA ahorran tiempo o errores (control de términos, revisión de acuerdos y notificaciones, escritos de machote, facturación y cobranza), cuánto y con qué esfuerzo, empezando por las herramientas que el despacho ya paga.
Fase 3
Seguridad
Qué hay que proteger antes de conectar nada: el secreto profesional, los datos personales de clientes y contrapartes (LFPDPPP y aviso de privacidad), los accesos a portales judiciales y la e.firma, los proveedores y el uso de IA, para implementar sin abrir puertas nuevas.
Fase 4
Hoja de ruta
Todo lo anterior ordenado en fases, de los cimientos a lo más ambicioso, con lo que hay que tener listo antes de pasar a la siguiente y sin poner en riesgo términos ni audiencias.